Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Alcance de la política

1.1. Responsable del tratamiento de datos personales

CLONAI S.A.S., sociedad comercial constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.978.722-5, con domicilio principal en la Calle 67 # 28A-08, Barrio La Salle, Bucaramanga, Santander, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta directamente en desarrollo de sus actividades empresariales, comerciales, administrativas y tecnológicas.

Personería jurídica reconocida mediante registro de matrícula el 20 de agosto de 2025 por la Cámara de Comercio de Bucaramanga. Para efectos del ejercicio de los derechos de los titulares, CLONAI S.A.S. dispone de los siguientes canales:

Correo electrónico: gerencia@clonai.co
Sitio web: https://www.clonai.co/
Teléfono: 317 644 2640
Dirección: Calle 67 # 28A-08, Barrio La Salle, Bucaramanga, Santander.

Cuando CLONAI preste servicios tecnológicos, software como servicio, automatización, inteligencia artificial o integraciones de comunicaciones a restaurantes, comercios u otras organizaciones, podrá actuar como encargada del tratamiento respecto de los datos personales de los consumidores, usuarios finales o contactos de dichos clientes. En estos casos, el cliente será el responsable del tratamiento y CLONAI tratará los datos exclusivamente conforme a sus instrucciones, las finalidades contratadas y la legislación aplicable.

1.2. Definiciones

Para el desarrollo e implementación de esta política, CLONAI adopta las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo I del Decreto 1377 de 2013:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse con una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Dato semiprivado: el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
• Dato privado: el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural que actúa por sí misma o en nombre legal de otros (por ejemplo, menores de edad), cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

1.3. Principios para el tratamiento de datos personales

• Legalidad: CLONAI garantiza que la recolección, uso, almacenamiento, procesamiento, transmisión y/o transferencia de datos personales se realizará de manera lícita, transparente y conforme a la finalidad autorizada por el titular. Para tal efecto, CLONAI establecerá y aplicará políticas, procedimientos y medidas internas dirigidas a sus colaboradores, contratistas, proveedores, aliados tecnológicos, clientes y usuarios de sus soluciones digitales.
• Finalidad: el tratamiento de datos personales que realiza CLONAI atiende una finalidad legítima, la cual es informada al respectivo titular en el momento de la recolección de su información.
• Libertad: el tratamiento solo puede efectuarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: CLONAI ha dispuesto internamente mecanismos de actualización de la información personal, con el propósito de que ésta sea veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: CLONAI garantiza el derecho del titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier dato personal que sea de su interés o titularidad.
• Acceso y circulación restringida: CLONAI ha dispuesto controles de acceso a la información personal contenida en las bases de datos, mecanismos para que sus funcionarios accedan solo a la información que su cargo requiere, y acuerdos de confidencialidad y contratos de transmisión de datos con los encargados.
• Seguridad: CLONAI ha establecido medidas tecnológicas, físicas y administrativas para evitar cualquier tratamiento no autorizado de los datos personales por parte de terceros no facultados.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales realizado por CLONAI se comprometen a conservar y mantener la información de manera estrictamente confidencial y a no revelarla a terceros.
• Responsabilidad demostrada: CLONAI está en capacidad de demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio que ha implementado las obligaciones exigidas por la legislación colombiana en protección de datos personales, mediante políticas, procedimientos, manuales, estructura de gobierno, inventario de bases de datos e identificación de riesgos.

1.4. Objetivo y alcance de la política

El objetivo principal de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales es establecer los lineamientos, criterios y procedimientos para el manejo, protección y uso adecuado de los datos personales tratados por CLONAI, garantizando el respeto de los derechos de los titulares y el cumplimiento de la normatividad vigente.

Esta política aplica al tratamiento de los datos personales de clientes, usuarios, colaboradores, contratistas, proveedores, aliados estratégicos, socios comerciales y cualquier otra persona natural con la que CLONAI tenga o haya tenido relación en desarrollo de sus actividades empresariales, tecnológicas y comerciales, cuyos datos reposen en bases de datos, archivos físicos o medios electrónicos.

El alcance comprende todos los procesos, sistemas, plataformas, aplicaciones, desarrollos tecnológicos y actividades relacionados con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y supresión de datos personales realizados por CLONAI, tanto de manera directa como a través de terceros encargados del tratamiento. Es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, contratistas, proveedores y aliados tecnológicos que tengan acceso a datos personales o realicen tratamiento de los mismos.

1.5. Titulares a quienes va dirigida la política

Se entiende por titulares las personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de CLONAI, en desarrollo de sus actividades empresariales, tecnológicas, comerciales y operativas. La presente política está dirigida a cualquier titular de la información, ya sea actuando en nombre propio o a través de su representante legal, cuyos datos sean recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos, transferidos o suprimidos por CLONAI, con ocasión de la relación contractual, comercial, laboral o de cualquier otra naturaleza que exista o haya existido con la compañía.

1.6. Cumplimiento normativo

Esta política da cumplimiento al régimen de protección de datos personales en Colombia, en especial a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Nacional, la Ley 1581 de 2012, el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y demás normas que la modifiquen, complementen o adicionen.

2. Finalidades del tratamiento según las bases de datos

Conforme a la clasificación de los datos personales establecida en el RNBD, los datos personales a los cuales CLONAI realiza tratamiento son los siguientes:

• Datos generales y específicos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, sexo, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento, edad.
• Datos específicos de identificación: firma, firma electrónica, otros documentos de identificación.
• Datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional: dirección, teléfono, celular, dirección de correo electrónico.
• Datos de información tributaria de la persona.
• Datos de la actividad económica de la persona.
• Datos de la historia laboral: experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, entre otros.
• Datos de nivel educativo, capacitación y/o historial académico.
• Datos relacionados con la afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS, IPS, ARL, AFP, entre otros.
• Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios.
• Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles.
• Datos biométricos: fotografía, voz, videos.
• Datos de descripción morfológica: color de piel, color de iris, color y tipo de cabello, señales particulares, estatura, peso, complexión.
• Datos relacionados con la salud y su estado, incluyendo resultados de laboratorio, estudios, diagnósticos médicos, psicológicos y psiquiátricos, medicamentos y tratamientos terapéuticos.
• Datos sobre pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas o políticas, y convicciones religiosas, filosóficas o políticas.
• Datos de preferencia, identidad y orientación sexual, y origen étnico-racial.
• Datos sobre población en condición vulnerable.
• Datos sobre personas en situación de discapacidad.

2.1. Base de datos de empleados

CLONAI recolecta información de los empleados a través de entrevistas, hojas de vida con sus documentos soporte, bolsas de empleo, evaluaciones de desempeño, estudios de seguridad, instrumentos de seguridad y salud para el trabajo, formularios virtuales y físicos, videovigilancia, fotografía, video y otros medios pertinentes a la finalidad. Las finalidades son:

1. Atracción, selección y formación.
2. Procesos de selección de personal, capacitación y procesos formativos.
3. Estudios de seguridad para el candidato seleccionado.
4. Contratación y gestión de nómina, gestión de incapacidades, afiliación, actividades de prevención y gestión de la salud.
5. Examen médico ocupacional.
6. Entrevistas de seguimiento a recomendaciones médicas de orden laboral, diagnósticos médicos, incapacidades por accidentes de trabajo, enfermedad laboral y pérdida de capacidad laboral.
7. Mediciones ambientales y ocupacionales, diagnósticos de salud y encuestas de morbilidad sentida.
8. Caracterización de la población en niveles de actividad física.
9. Ejecución de actividades de fotografía, video de vigilancia y seguridad en las instalaciones.
10. Gestión de recursos para el aprendizaje.
11. Legalización de gastos de viaje.

2.2. Base de datos de contratistas

CLONAI recolecta esta información a través de formularios físicos y virtuales, hojas de vida con soportes profesionales y otros medios pertinentes. Las finalidades son:

1. Gestión de contratación de personas naturales para la prestación de servicios.
2. Gestión administrativa y manejo de información financiera, contable, fiscal y legal.
3. Gestión de cuentas de cobro para los respectivos pagos.
4. Formalización de contratos.
5. Reporte de obligaciones tributarias y legales ante entidades administrativas y organismos de control.
6. Creación y/o actualización de contratistas.
7. Comunicación para la verificación de la prestación del servicio.

2.3. Base de datos de proveedores, acreedores y otros

CLONAI recolecta esta información a través del formulario de inscripción de proveedores, medios físicos, virtuales y otros medios pertinentes. Las finalidades son:

1. Creación y actualización de proveedores, acreedores y deudores.
2. Generación y remisión de certificados de ingresos y retenciones.
3. Contabilización de facturas de proveedores y causación para crear la cuenta por pagar, salarios y retenciones.
4. Comunicaciones sobre campañas informativas.
5. Gestión de certificados tributarios.
6. Reporte de obligaciones tributarias y legales ante entidades administrativas y organismos de control.
7. Gestión administrativa y manejo de información financiera, contable, fiscal y legal.
8. Seguimiento a ingresos.

2.4. Base de datos de peticiones, quejas y reclamos

CLONAI recolecta información del público en general y de terceros no vinculados con la empresa, a través de buzones físicos de PQR, formulario virtual, cuentas de correo electrónico, mensajería instantánea y otros medios pertinentes. La finalidad es conocer los intereses, reclamaciones y sugerencias de los usuarios internos o externos y dar trámite a la solicitud —ya sea felicitación, queja, consulta, reclamo o sugerencia— sobre los servicios que presta la empresa, así como permitir el ejercicio del derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal bajo custodia de CLONAI.

2.5. Base de datos de videovigilancia

CLONAI recolecta información de sus colaboradores en general y de terceros no vinculados con la compañía, a través de cámaras de videovigilancia, en aras de propender por la seguridad de los bienes y las personas que se encuentran en las instalaciones.

2.6. Datos personales sensibles

La recolección de datos personales sensibles de titulares por parte de CLONAI tiene las finalidades que se especifican para cada caso:

2.7. Tratamiento de datos a través de WhatsApp Business Platform y servicios de Meta

CLONAI utiliza o integra la Plataforma de WhatsApp Business y otros servicios tecnológicos suministrados por Meta Platforms, Inc., WhatsApp LLC y/o sus entidades afiliadas, con el propósito de facilitar comunicaciones entre sus clientes —incluidos restaurantes y comercios— y los usuarios finales de estos.

A través de este canal podrán ser tratados, según la interacción y el servicio contratado, los siguientes datos personales:

• Nombre, número de teléfono y demás datos de identificación o contacto suministrados por el titular.
• Contenido de los mensajes y solicitudes enviadas por medio de WhatsApp.
• Información relacionada con productos, pedidos, reservas, solicitudes de servicio, direcciones de entrega, sucursales, facturación y demás información suministrada durante la conversación.
• Archivos, imágenes, notas de voz u otros contenidos enviados voluntariamente por el usuario.
• Datos técnicos, registros de interacción, estado de los mensajes y demás metadatos necesarios para la operación, seguridad, soporte y trazabilidad del servicio.

Estos datos podrán ser tratados para:

• Recibir, procesar y responder comunicaciones.
• Automatizar la atención, gestionar pedidos, reservas, solicitudes y procesos de servicio al cliente.
• Personalizar agentes conversacionales de acuerdo con la información y reglas suministradas por el cliente de CLONAI.
• Escalar conversaciones a personal humano cuando sea necesario.
• Enviar confirmaciones, actualizaciones operativas, notificaciones transaccionales y mensajes relacionados con el servicio solicitado.
• Enviar mensajes comerciales o de marketing únicamente cuando exista la autorización o consentimiento correspondiente.
• Prevenir fraude, abuso, incidentes de seguridad, errores operativos o usos no autorizados de la plataforma.
• Prestar soporte técnico, efectuar pruebas, realizar auditorías y mejorar la estabilidad y calidad del servicio.

Cuando una persona se comunique con un restaurante, comercio u organización que utilice la tecnología de CLONAI, dicho establecimiento será, por regla general, el responsable del tratamiento. CLONAI actuará como encargada y procesará la información por cuenta del establecimiento, exclusivamente para operar la plataforma y cumplir las instrucciones y finalidades contratadas.

CLONAI podrá comunicar o transmitir la información a Meta, WhatsApp, proveedores de infraestructura en la nube, servicios de inteligencia artificial, almacenamiento, soporte, monitoreo y demás encargados estrictamente necesarios para operar la solución. Estos proveedores podrán encontrarse fuera de Colombia, por lo cual podrán existir transmisiones internacionales de datos, sujetas a las medidas contractuales, técnicas y organizativas aplicables.

Los clientes de CLONAI son responsables de contar con las autorizaciones, avisos de privacidad, bases jurídicas y consentimientos requeridos para contactar a sus usuarios mediante WhatsApp, particularmente cuando se trate de mensajes iniciados por la empresa, campañas comerciales o comunicaciones de marketing.

Los titulares podrán solicitar que cesen las comunicaciones comerciales, revocar su autorización o ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación y supresión mediante el correo gerencia@clonai.co o a través de los canales habilitados por el comercio con el cual mantuvieron la conversación.

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, ejecutar la relación contractual, atender solicitudes o reclamaciones y cumplir las obligaciones legales aplicables. Una vez cumplidas dichas finalidades, serán eliminados, anonimizados o sometidos a acceso restringido, salvo que exista un deber legal o contractual de conservación.

3. Tratamiento de los datos personales

3.1. Recolección

CLONAI realiza la recolección de datos personales de los titulares a través de diversos medios físicos y digitales, sin limitarse a los siguientes:

• Aplicativos, plataformas y formularios virtuales: cuando el titular accede, se registra o utiliza los servicios, productos o soluciones tecnológicas desarrolladas o administradas por CLONAI.
• Canales de mensajería y chat: cuando el titular solicita información, soporte, asesoría comercial o atención al cliente a través de chats, asistentes virtuales, plataformas de mensajería instantánea o canales digitales habilitados por CLONAI.
• Llamadas telefónicas: cuando el titular se comunica con CLONAI para solicitudes comerciales, soporte, asesoría o atención, caso en el cual podrán capturarse datos personales, incluida la grabación de la llamada, previa información al titular.
• Formularios físicos y canales presenciales: mediante formularios físicos, encuestas, registros o documentos necesarios para la prestación del servicio o el cumplimiento de obligaciones legales.
• Sistemas de seguridad y control de acceso: cuando el titular se encuentra en las instalaciones físicas de CLONAI, a través de sistemas de videovigilancia u otros mecanismos de seguridad.

CLONAI garantiza que, en todos los instrumentos y canales de recolección de datos personales, se solicita la autorización previa, expresa, libre e informada del titular, y que dichos instrumentos cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.

3.2. Almacenamiento

El almacenamiento de la información personal contenida en bases de datos y archivos físicos o digitales es realizado por CLONAI mediante las siguientes modalidades, sin limitarse a ellas: servidores propios; servidores externos o en la nube administrados por terceros que actúan en calidad de encargados del tratamiento; archivos físicos o digitales en custodia de terceros autorizados; archivos propios internos con acceso restringido al personal autorizado; y equipos tecnológicos institucionales asignados a colaboradores autorizados, con controles de acceso y políticas internas de uso.

CLONAI implementa medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación. Así mismo, exige a sus empleados, contratistas, aliados estratégicos y terceros encargados del tratamiento el cumplimiento estricto de estándares de seguridad y confidencialidad de la información.

3.3. Circulación

La circulación de la información personal en CLONAI opera de manera restringida hacia nuestros encargados de la información, implementando las medidas de seguridad para evitar un uso no adecuado.

3.4. Transmisión nacional de datos personales

Los procesos de tratamiento de datos personales que adelanta CLONAI podrán implicar la transmisión de datos personales a terceros con los cuales exista una relación contractual, tanto a nivel nacional como internacional, cuando ello resulte necesario para el desarrollo de su objeto social, la prestación de sus servicios tecnológicos o el soporte de sus operaciones.

Dicha transmisión se realizará únicamente a encargados del tratamiento que acrediten el cumplimiento de los estándares de seguridad, confidencialidad y protección de datos personales exigidos por la normativa vigente y por la Superintendencia de Industria y Comercio, y siempre bajo la suscripción de los contratos o acuerdos de transmisión correspondientes. La transmisión podrá generarse, entre otros, en los siguientes escenarios:

• Recolección: cuando CLONAI autorice a un tercero encargado para capturar, recolectar o registrar datos personales en su nombre, a través de plataformas tecnológicas, formularios digitales, integraciones, canales de comunicación automatizados, llamadas telefónicas o servicios de mensajería.
• Almacenamiento: cuando se solicite a un encargado el almacenamiento de información personal, ya sea en medios físicos, digitales o en infraestructuras propias o en la nube.
• Uso y procesamiento: cuando CLONAI requiera que un tercero realice operaciones sobre los datos personales en su nombre, tales como procesamiento tecnológico, análisis de información, contacto telefónico o digital, digitalización, soporte técnico o integraciones con plataformas de comunicación (como WhatsApp, telefonía u otros canales).

En todos los casos, CLONAI garantizará que la transmisión se efectúe respetando los principios de legalidad, finalidad, libertad, seguridad y confidencialidad, y que los datos sean utilizados exclusivamente para las finalidades autorizadas por el titular y definidas en la presente política.

3.5. Transmisión internacional de datos personales

En el desarrollo de su objeto social y para la prestación de sus servicios tecnológicos, CLONAI podrá utilizar proveedores, infraestructuras tecnológicas y plataformas ubicadas fuera del territorio nacional para el almacenamiento, procesamiento, respaldo y gestión de datos personales. La transmisión internacional podrá comprender, entre otros:

• Direcciones de correo electrónico personales o corporativas.
• Datos de identificación, contacto y ubicación, tales como nombre, número telefónico, dirección física y correo electrónico.
• Información profesional, laboral y comercial de clientes, usuarios, proveedores, aliados estratégicos y colaboradores.
• Datos necesarios para la operación de plataformas tecnológicas, sistemas SaaS, automatización de procesos, atención al cliente, gestión de pedidos, comunicaciones digitales y análisis de información.

En el caso de las plataformas SaaS operadas por CLONAI para sus clientes empresariales, la transmisión internacional de datos personales de los clientes finales se realizará en calidad de Encargado del Tratamiento, limitándose a tratar la información conforme a las instrucciones del Responsable del Tratamiento, las finalidades del servicio contratado y la normativa vigente.

CLONAI garantizará que la transmisión internacional se efectúe únicamente hacia países, organizaciones o proveedores que ofrezcan niveles adecuados de protección de datos personales, conforme a los criterios establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, o mediante la suscripción de contratos, cláusulas contractuales u otros mecanismos jurídicos que aseguren el cumplimiento de los principios, derechos y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

3.6. Transferencia nacional e internacional de datos personales

CLONAI, por regla general, no realiza transferencias de datos personales a terceros en calidad de responsables, salvo en aquellos casos en los que resulte necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o para la prestación de sus servicios tecnológicos. La transferencia podrá realizarse, de manera excepcional, en los siguientes escenarios:

• Alianzas estratégicas, convenios o contratos comerciales y tecnológicos: cuando CLONAI celebre acuerdos con aliados, partners tecnológicos, integradores, proveedores de servicios digitales o empresas vinculadas que requieran el acceso o uso de datos personales en calidad de responsables independientes, siempre que se cuente con la autorización previa del titular o con una habilitación legal expresa.
• Procesos de integración, expansión o internacionalización de los servicios de CLONAI: cuando, en desarrollo de su crecimiento empresarial, CLONAI adelante procesos de expansión, implementación de servicios en otros países o integración con plataformas internacionales.
• Obligaciones legales o requerimientos de autoridad competente: cuando la transferencia sea exigida por autoridad administrativa o judicial competente.

En todos los casos, CLONAI garantizará que la transferencia se realice conforme a los principios y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, verificando que el tercero receptor ofrezca niveles adecuados de protección y asegurando que la información sea utilizada únicamente para las finalidades autorizadas por el titular. Esta disposición se entiende sin perjuicio de las transmisiones que CLONAI realice en calidad de Encargado del Tratamiento.

3.7. Restricciones a la circulación de la información

Por regla general y disposición legal, CLONAI no comparte, transmite ni transfiere los datos personales que recolecta a terceros con quienes previamente no haya firmado acuerdo de confidencialidad y contrato de transmisión de datos personales. También ha dispuesto controles de acceso para el ingreso de sus colaboradores a los sistemas de información, exclusivamente a la información que de acuerdo con su rol y/o cargo debe conocer.

3.8. Circulación de la información por disposición legal

Por disposición legal, CLONAI podrá suministrar datos personales a entidades del Estado, autoridades administrativas o judiciales, cuando dicha información sea requerida en ejercicio de sus funciones legales, constitucionales o por orden expresa de autoridad competente, entre otros en los siguientes casos:

• Autoridades tributarias y fiscales: DIAN, secretarías de hacienda u otras autoridades tributarias, para el cumplimiento de obligaciones fiscales, contables y de reporte de información exógena.
• Entidades de inspección, vigilancia y control: Superintendencia de Industria y Comercio u otras autoridades competentes.
• Autoridades laborales, de seguridad social y parafiscales: UGPP, entidades administradoras del sistema de seguridad social integral y demás autoridades competentes.
• Autoridades judiciales y administrativas: juzgados, tribunales, fiscalías u otras autoridades que, en ejercicio de sus funciones legales o mediante orden debidamente motivada, soliciten información personal.
• Otras entidades de orden público que, conforme a la ley, requieran el suministro de datos personales para el cumplimiento de sus funciones legales.

Los datos personales podrán ser suministrados al titular de la información, sus causahabientes o representantes legales; a terceros debidamente autorizados por el titular; y a terceros autorizados por la ley o por mandato judicial o administrativo.

3.9. Circulación de la información en calidad de empleador

En su calidad de empleador, CLONAI podrá realizar la circulación de los datos personales de sus trabajadores, ex trabajadores, contratistas y aspirantes, cuando sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, laborales, de seguridad social o administrativas, entre otros ante: entidades financieras, para la gestión y pago de nómina, honorarios, prestaciones sociales y demás obligaciones económicas; entidades del sistema de seguridad social integral, para afiliación, novedades, pagos y reportes; la Administradora de Riesgos Laborales (ARL); autoridades tributarias y fiscales (DIAN, secretarías de hacienda); la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP); y autoridades judiciales y administrativas.

3.10. Obligaciones de los encargados de la información

CLONAI, como garante de los datos personales que tiene bajo su responsabilidad, exige a los encargados del tratamiento cumplir con las siguientes medidas:

• Brindar al titular en todo momento la posibilidad de ejercer su derecho de hábeas data a través de canales de comunicación habilitados.
• Conservar la información personal que le suministre CLONAI bajo condiciones de seguridad que impidan la consulta o acceso no autorizado o fraudulento, la pérdida o el uso no adecuado de la información.
• Solicitar la autorización del tratamiento de datos personales cuando, con ocasión del contrato con CLONAI, se requiera este procedimiento.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y en esta política.
• Informar a CLONAI y a la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de presentarse violaciones a códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información.
• Registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando proceda.
• Adoptar controles de acceso a la información personal en las instalaciones físicas y en los equipos y herramientas informáticas.
• Establecer procedimientos para la gestión de usuarios con acceso a la información.
• Adoptar un documento de seguridad de la información que establezca los procedimientos de asignación de responsabilidades y autorizaciones en el tratamiento.
• Implementar acuerdos de confidencialidad con el personal que tiene acceso a la información personal, así como controles de seguridad antes de su vinculación, una vez finalizado el contrato y en la tercerización de servicios.
• Implementar políticas de copia de respaldo de la información personal.
• Implementar procedimientos que definan las especificaciones y requisitos de seguridad de los sistemas de información.
• Implementar procedimientos relativos a la gestión de incidentes de seguridad de la información.
• Realizar auditorías de seguridad de la información.
• Firmar acuerdos de confidencialidad con sus empleados, contratistas, proveedores y demás personal que llegare a tener algún tipo de tratamiento de la información de CLONAI.
• Dar aplicación a la presente política y adoptar el manual interno de políticas y procedimientos que establezca los parámetros de almacenamiento, uso, circulación, supresión y/o disposición final de la información.
• En general, cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos personales y con las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

3.10.1. Auditorías sobre protección de datos personales

CLONAI podrá, en cualquier momento de la relación contractual con los encargados, realizar auditorías para verificar el cumplimiento de las disposiciones relativas a la protección de datos personales y, en general, exigir al encargado en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

3.11. CLONAI como encargada de la información

Cuando CLONAI actúe en calidad de Encargada del Tratamiento, el Responsable del Tratamiento será quien determine las finalidades y medios del tratamiento y, en consecuencia, deberá obtener, conservar y garantizar la existencia de la autorización previa, expresa e informada del titular, conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

En estos casos, CLONAI tratará los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones impartidas por el Responsable del Tratamiento, de conformidad con los servicios contratados, las finalidades autorizadas y lo establecido en la presente política. CLONAI presume que el Responsable cuenta con las autorizaciones legales correspondientes otorgadas por los titulares con quienes tiene relación directa.

Cuando sea legal o contractualmente requerido, el Responsable del Tratamiento deberá suministrar a CLONAI copia o evidencia de las autorizaciones otorgadas por los titulares, así como atender directamente las solicitudes, consultas o reclamos relacionados con los derechos de los titulares, sin perjuicio del deber de colaboración que le asiste a CLONAI en su calidad de Encargada.

3.12. Supresión y/o disposición final

La supresión de la información personal se realiza una vez cumplida la finalidad para la cual se solicitaron los datos, o cuando el titular solicite la eliminación de la información, caso en el cual procederá siempre y cuando la ley lo autorice. Los tiempos de retención de los documentos con información personal se sujetan a las reglas establecidas en las tablas de retención, conforme a la política de gestión documental de CLONAI.

4. Autorización para el tratamiento de datos personales y medidas de seguridad

CLONAI solicitará de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares de los datos, y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos que garantizan en cada caso la posibilidad de verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio —documento físico, electrónico o cualquier formato que garantice su posterior consulta— cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

4.1. Autorización expresa

CLONAI solicitará la autorización expresa a través de distintos mecanismos físicos y digitales, garantizando que dicha autorización sea previa, libre, expresa e informada, conforme a la Ley 1581 de 2012. Podrá obtenerse, entre otros, en los siguientes casos:

• Canales digitales y plataformas tecnológicas: cuando se recojan datos personales a través de formularios web, plataformas SaaS, aplicaciones, chats, integraciones tecnológicas o canales digitales, al aceptar los términos y condiciones, la política de tratamiento de datos personales o al hacer clic en botones como “Aceptar”, “Enviar”, “Continuar” o similares.
• Formularios y documentos físicos o electrónicos: cuando los titulares diligencien formularios o firmen documentos en los cuales se incluya la autorización.
• Llamadas telefónicas y canales de voz: CLONAI podrá almacenar la grabación de la llamada como medio de prueba de la autorización otorgada, informando previamente sobre la grabación y su finalidad.
• Tratamiento de datos personales sensibles: CLONAI informará al titular sobre el carácter facultativo de las preguntas relacionadas con este tipo de información, las finalidades específicas del tratamiento y la necesidad de su recolección, garantizando que la autorización sea expresa y diferenciada.

En todos los casos, CLONAI conservará prueba de las autorizaciones otorgadas y permitirá al titular ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización.

4.2. Autorización por conductas inequívocas

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, se entenderá que el titular ha otorgado autorización cuando, de manera voluntaria y consciente, realice conductas que permitan inferir de forma inequívoca su consentimiento, siempre que haya sido informado previamente sobre la finalidad del tratamiento. Podrá configurarse, entre otros, en los siguientes casos:

• Ingreso a instalaciones físicas o espacios controlados: se entenderá otorgada la autorización para el tratamiento de su imagen, siempre que exista aviso visible que informe sobre la existencia del sistema de videovigilancia, su finalidad y el responsable.
• Envío voluntario de información por canales institucionales: se entenderá autorizada la utilización de dichos datos exclusivamente para atender la solicitud, gestión o trámite requerido.
• Relaciones contractuales, comerciales o laborales vigentes: cuando se traten datos necesarios, previsibles y directamente relacionados con la ejecución de la relación.

En todos los casos, la autorización por conductas inequívocas no exime a CLONAI del deber de informar al titular sobre el tratamiento de sus datos personales ni limita el ejercicio de sus derechos.

4.3. Autorización para el tratamiento de datos personales sensibles

CLONAI solo recolecta y trata datos personales sensibles en los casos estrictamente necesarios, excepcionales y debidamente justificados. Como regla general, los servicios ofrecidos por CLONAI no requieren el tratamiento de datos personales sensibles. En caso de que, de manera excepcional, se haga necesario, CLONAI obtendrá autorización expresa, previa e informada del titular, informando claramente el carácter sensible del dato, la finalidad específica de su tratamiento y el carácter facultativo de su suministro.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos personales sensibles, salvo en los casos en que la ley lo exija. CLONAI podrá realizar dicho tratamiento únicamente en los siguientes eventos:

• Autorización expresa del titular, salvo que la ley establezca que no sea necesaria.
• Protección de intereses vitales: cuando el tratamiento sea necesario para proteger intereses vitales del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, caso en el cual la autorización será otorgada por su representante legal.
• Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales: cuando sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, administrativo o contractual.
• Finalidades estadísticas o analíticas: cuando el tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o analíticos, siempre que se implementen medidas que garanticen la anonimización o supresión de la identidad de los titulares.

4.4. Autorización suministrada por un tercero

• Datos suministrados por clientes o aliados comerciales: cuando CLONAI trate datos personales suministrados por un tercero con ocasión del uso de su plataforma tecnológica (SaaS), actuará, según el caso, en calidad de encargado del tratamiento. En estos eventos, CLONAI verificará en la etapa contractual que el tercero responsable haya incluido cláusulas donde se establezca expresamente su obligación de contar con la autorización previa, expresa e informada del titular, garantizar que los datos han sido recolectados conforme a la Ley 1581 de 2012 y asumir la responsabilidad frente a los titulares por la legitimidad del tratamiento.
• Solicitud de información por parte de terceros: CLONAI exigirá la acreditación de la autorización del titular o la existencia de una habilitación legal que legitime dicha solicitud, salvo en los casos expresamente permitidos por la ley.
• Datos de consumidores finales de los clientes de CLONAI: en el marco de la operación de la plataforma SaaS, CLONAI podrá tratar datos personales de consumidores finales de sus clientes (nombre, número de teléfono, dirección, correo electrónico u otros datos de contacto), exclusivamente para las finalidades tecnológicas y operativas contratadas. CLONAI presume que el cliente responsable cuenta con las autorizaciones necesarias, sin perjuicio de que pueda solicitar evidencia de dichas autorizaciones.
• Limitación del uso de la información: CLONAI no utilizará los datos personales suministrados por terceros para fines distintos a los contractualmente establecidos, ni los transferirá a otros responsables sin autorización del titular o habilitación legal expresa.

4.5. Casos en los que no se requiere autorización

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos personales relacionados con el registro civil de las personas.
• Existencia de disposición legal que obligue a la solicitud de dicho dato o información personal.

4.6. Medidas de seguridad para la protección de los datos personales

CLONAI ha adoptado las medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal, protegiendo su confidencialidad e integridad frente al uso, acceso no autorizado y/o fraudulento.

5. Deberes de las partes involucradas en el tratamiento de la información

5.1. Deberes de los titulares de la información

Todos los titulares de la información personal que tengan relación con CLONAI, así como los usuarios de sus plataformas tecnológicas, deberán tener en cuenta las siguientes reglas:

• Cumplir con la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y las disposiciones legales aplicables en materia de protección de datos.
• Informar a través de los canales habilitados por CLONAI cualquier anomalía, incidente o posible incumplimiento relacionado con el tratamiento de datos personales.
• Abstenerse de compartir sus credenciales de acceso (usuarios, contraseñas, códigos de verificación u otros mecanismos de autenticación) con terceros.
• Adoptar medidas de seguridad básicas al momento de acceder, consultar o procesar datos personales en los sistemas de información de CLONAI, tales como evitar que terceros visualicen la información en pantalla.
• Reportar de manera inmediata al correo electrónico gerencia@clonai.co cualquier incidente de seguridad, error humano o acceso indebido que implique el conocimiento no autorizado de datos personales de otros titulares.
• Abstenerse de publicar, divulgar o compartir datos personales tratados por CLONAI (datos de contacto, información identificable, registros de consumo, pedidos, comunicaciones o cualquier otra información personal) a través de redes sociales, páginas web u otros medios, salvo que cuente con autorización expresa del titular o habilitación legal.

5.2. Obligaciones adicionales de proveedores, clientes y aliados comerciales

Además de las obligaciones anteriores, los proveedores, clientes y demás terceros que tengan acceso a datos personales tratados por CLONAI deberán:

• Cumplir con las obligaciones establecidas en la presente política en calidad de encargados del tratamiento, cuando aplique, y con lo dispuesto en los contratos suscritos con CLONAI.
• Implementar medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos personales a los que tengan acceso.
• Reportar de manera inmediata a CLONAI, a través del correo electrónico gerencia@clonai.co, cualquier incidente de seguridad, acceso no autorizado, pérdida, uso indebido o tratamiento irregular de datos personales del que tenga conocimiento.

6. Derechos de los titulares y ejercicio del derecho de hábeas data

6.1. Derechos que le asisten como titular del dato

El derecho fundamental de hábeas data faculta al titular del dato para solicitar el acceso, autorización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentren en posesión de CLONAI y, a su vez, para revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. En concreto, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CLONAI en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a sus datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a CLONAI, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informado por CLONAI, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6.1.1. Acciones del titular sobre sus datos personales

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, el titular podrá ejercer en cualquier momento las siguientes acciones:

• Acceder a sus datos personales: consultar de manera gratuita sus datos al menos una (1) vez por mes calendario, así como cada vez que se produzcan modificaciones sustanciales a la presente política. En caso de que el titular solicite más de una consulta dentro del mismo mes, CLONAI podrá cobrar únicamente los gastos de envío y reproducción de la información, cuando a ello hubiere lugar.
• Actualizar sus datos personales cuando estos hayan cambiado o no se encuentren completos o actuales.
• Rectificar o corregir sus datos personales cuando resulten inexactos, incompletos, errados, parciales o induzcan a error.
• Solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones legales, o cuando no exista una finalidad legítima para su tratamiento. La supresión procederá siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
• Revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales, en los casos en que dicha revocatoria no implique el incumplimiento de obligaciones legales o contractuales vigentes.

6.2. Procedimiento para que el titular ejerza sus derechos

Consulta. A través del mecanismo de la consulta, el titular podrá solicitar a la empresa acceso a su información personal que reposa en las bases de datos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En caso de no ser posible dar respuesta dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y se dará respuesta en máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamo. A través del mecanismo de reclamo, el titular podrá manifestar ante CLONAI las inconformidades que tenga sobre el uso que se le da a su información o datos. El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y se dará respuesta en máximo ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que el reclamo esté incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si CLONAI no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

6.2.3. Personas facultadas para hacer consultas o reclamos

Están facultadas para presentar consultas o reclamos relacionados con el derecho fundamental de hábeas data: los titulares de la información personal que actúen directamente en su propio nombre; los causahabientes del titular, debidamente acreditados; y los representantes legales o apoderados del titular, cuando actúen en su nombre y acrediten dicha calidad conforme a la ley.

Lo anterior aplica para todas aquellas personas que, con ocasión de las actividades, servicios, productos o relaciones contractuales, comerciales o laborales que mantengan o hayan mantenido con CLONAI, hayan suministrado información personal, incluyendo clientes, usuarios finales de las plataformas tecnológicas de CLONAI, prospectos, aliados comerciales, proveedores, empleados y contratistas.

6.2.4. Información que debe acreditarse para una consulta o reclamo

El titular deberá acreditar: solicitud presentada a través de los canales habilitados por CLONAI; copia del documento de identificación del titular, o mecanismo equivalente que permita su validación; relación clara y precisa de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, indicando los datos personales respecto de los cuales se solicita el acceso, actualización, rectificación, supresión o revocatoria de la autorización; los soportes que considere pertinentes; y presentación personal, cuando sea requerida.

Los terceros autorizados deberán acreditar: solicitud presentada a través de los canales habilitados; documento que acredite la representación legal o poder debidamente otorgado; autorización expresa del titular, con reconocimiento de firma o por cualquier otro medio válido conforme a la ley; copia del documento de identificación del titular y del tercero autorizado, o mecanismos equivalentes de validación; y los soportes que se pretendan hacer valer dentro del trámite.

En todo caso, CLONAI podrá solicitar información adicional cuando sea estrictamente necesaria, con el fin de verificar la identidad del solicitante o garantizar el adecuado trámite de la consulta o reclamo, sin que ello implique barreras injustificadas para el ejercicio de los derechos del titular.

6.2.5. Solicitudes de eliminación relacionadas con Meta y WhatsApp

Los titulares podrán solicitar la supresión de datos personales tratados mediante integraciones con Meta o WhatsApp Business Platform, de conformidad con el procedimiento, los términos y las excepciones establecidos en la presente Política.

Para facilitar la presentación de estas solicitudes, CLONAI S.A.S. dispone de una página pública con instrucciones específicas, disponible en clonai.co/eliminacion-de-datos. La página de instrucciones complementa la presente Política y no modifica los derechos, términos, requisitos ni limitaciones establecidos en ella y en la legislación aplicable.

6.3. Canales habilitados para el ejercicio del derecho de hábeas data

Correo electrónico: gerencia@clonai.co
Página web: https://www.clonai.co/
Buzón físico: Edificio Zenith piso 6, Zona Franca Santander – Floridablanca

Si algún encargado del tratamiento de información recibe una consulta o un reclamo relativo al tratamiento de datos personales, debe informar los canales existentes; en ningún caso podrá dejar sin respuesta al titular de la información. En caso de duda sobre la aplicación de la presente política y sus disposiciones, escribir al correo gerencia@clonai.co.

6.3.1. Solicitudes relacionadas con WhatsApp y Meta

Los titulares que deseen solicitar el acceso, corrección o eliminación de datos relacionados con una conversación de WhatsApp deberán enviar una solicitud a gerencia@clonai.co con el asunto “Solicitud de datos personales - WhatsApp”, indicando:

• Nombre completo.
• Número de teléfono asociado a WhatsApp.
• Restaurante, comercio o cliente de CLONAI con el cual mantuvo la conversación.
• Descripción de la solicitud.
• Información necesaria para verificar razonablemente la identidad del solicitante.

Cuando CLONAI actúe como encargada del tratamiento, la solicitud podrá ser remitida al restaurante, comercio u organización responsable de los datos, sin perjuicio de la colaboración que deba prestar CLONAI para atenderla. La solicitud será tramitada dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana. La supresión no procederá respecto de información que deba conservarse por obligación legal, contractual, contable, fiscal, de seguridad o para la defensa de derechos y reclamaciones.

7. Disposiciones finales para el cumplimiento de la política

7.1. Función de protección de datos personales al interior de CLONAI

CLONAI actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula y suprime en desarrollo de su objeto social, incluyendo sus plataformas tecnológicas y soluciones tipo SaaS. Al interior de CLONAI, las distintas áreas funcionales participan en el tratamiento conforme a sus competencias:

• Datos personales de clientes, usuarios finales y prospectos (incluidos los recolectados a través de la plataforma SaaS): gestión comercial, gestión de producto, gestión tecnológica y soporte al cliente.
• Datos financieros, comerciales y contractuales (clientes, aliados, proveedores y partners): gestión financiera y contable, gestión comercial y gestión administrativa.
• Datos personales de trabajadores, contratistas y colaboradores: gestión de talento humano y gestión administrativa.
• Datos personales tratados en calidad de encargada del tratamiento, cuando CLONAI preste servicios tecnológicos a sus clientes respecto de los datos de los usuarios finales de dichos clientes: gestión tecnológica, soporte, operación de la plataforma y cumplimiento contractual.

CLONAI designa a la Gerencia o a la dependencia que esta delegue como el área encargada de recibir, procesar, coordinar y canalizar las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, y de remitirlas a las áreas responsables correspondientes. Las áreas internas que reciban dichas solicitudes deberán dar trámite oportuno y efectivo, cumpliendo estrictamente con los términos, plazos y condiciones previstos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

7.2. Comité de protección de datos personales y oficial de protección

CLONAI, atendiendo a su tamaño, estructura organizacional y etapa de desarrollo empresarial, no cuenta con un comité permanente de protección de datos personales. En su lugar, ha establecido un modelo funcional y proporcional, conforme al principio de responsabilidad demostrada previsto en la Ley 1581 de 2012 y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Oficial de Protección de Datos Personales. CLONAI designa como Oficial de Protección de Datos Personales al Director Administrativo, quien actuará como responsable de coordinar, supervisar y velar por el cumplimiento del régimen de protección de datos personales al interior de la compañía. Podrá ejercer sus funciones de manera directa o con el apoyo del CEO y del Director Comercial, según la naturaleza del asunto tratado.

Comité Funcional de Protección de Datos (ad hoc). Para efectos de análisis, toma de decisiones estratégicas o resolución de casos especiales, CLONAI podrá conformar un Comité Funcional de Protección de Datos Personales de carácter ad hoc, integrado por el CEO, el Director Administrativo (Oficial de Protección de Datos) y el Director Comercial. De acuerdo con la complejidad del tema, CLONAI podrá invitar asesores externos, tales como abogados especializados, proveedores tecnológicos o expertos en seguridad de la información.

El comité funcional tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

1. Definir y revisar la estrategia de implementación y cumplimiento del sistema de protección de datos personales en CLONAI.
2. Identificar y gestionar los recursos necesarios para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.
3. Aprobar lineamientos internos, procedimientos y medidas de seguridad técnicas, administrativas y organizacionales.
4. Planificar y promover acciones de capacitación y sensibilización en protección de datos personales para empleados y contratistas.
5. Analizar incidentes de seguridad, quejas, reclamos o solicitudes especiales relacionadas con el tratamiento de datos personales.
6. Evaluar propuestas de mejora continua en materia de seguridad de la información y privacidad.
7. Recomendar al CEO ajustes a la política de tratamiento de datos personales y demás documentos relacionados.

7.3. Modificación de las políticas

CLONAI S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar o ajustar en cualquier momento la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, con el fin de adaptarla a cambios normativos, organizacionales, tecnológicos u operativos. No obstante, toda modificación sustancial será informada de manera oportuna a los titulares de los datos personales, a través de los canales habituales de comunicación utilizados por CLONAI, con una antelación mínima de diez (10) días hábiles a su entrada en vigor. Las modificaciones no sustanciales podrán ser comunicadas mediante la publicación de la política actualizada en la página web de CLONAI o en los medios digitales que esta disponga.

7.4. Vigencia

La presente política rige a partir del treinta y uno (31) de diciembre de 2025.